LAVORO IN TEAM AGILE E CONDIVISIONE DATI,
IN PRESENZA E DA REMOTO: COMPETENZE ORGANIZZATIVE, DIREZIONALI E DIGITALI

AREA TEMATICA: Lavoro in gruppo e sviluppo delle capacità di comunicare e utilizzare gli strumenti digitali che favoriscano la condivisione del lavoro anche a distanza (1° liv.)

DURATA: 40 ore (10 moduli giornalieri da 4 ore cadauno)

SEDE: webinar online

PROGRAMMA:

I Modulo:
CAPITALE UMANO E GRUPPO

Risorsa Umana, Empowerment e Capitale Umano

  • Persona e Personalità.
  • Elementi di Psicologia dei Gruppi

Gruppi e Dinamiche nella P.A.

  • Schemi, Pensieri, Personalità nel Gruppo e nel Team.
  • Somiglianze e differenze.
  • Io e il mio Team.
  • Atteggiamenti mentali e Performance.
  • Influenza ed Efficacia.

Comunicare in gruppo

  • La comunicazione persuasiva.
  • Bisogni e Motivazioni.
  • I Valori professionali nel Team.
  • Grinta: il potere della passione e della perseveranza.
  • Opus: la sfida della motivazione.
  • Gruppo, Team e mentalità.
  • All Blacks Philosofy.

Raggiungere i risultati desiderati
Team Work & Team Building

  • Individuo vs Gruppo
II Modulo:
GESTIRE UN TEAM E VALORIZZARE LE DIFFERENZE IN PRESENZA E DA REMOTO

Il gruppo: definizione e regole di funzionamento.
Come creare e costruire un gruppo di lavoro in presenza e a distanza

  • Stimolare la motivazione individuale e canalizzarla nel gruppo.

Come dare obiettivi al gruppo

  • Strumenti di facilitazione delle riunioni e dei lavori di gruppo.

Valorizzare le differenze nel team
La vera ricchezza di un team: i feedback
Il team in smart working: oltre la presenza fisica

  • Peculiarità e analogie con il team in presenza.
  • Opportunità e rischi.
  • Regole per un ambiente creativogenico.
  • Gli indicatori di performance di un team.
  • Strumenti di valutazione del team e per il team.
  • Il “team allargato” della PA: opportunità di condivisione e di sinergia tra le amministrazioni.

Gruppo, Lavoro e Stress

  • Dalla frustrazione al conflitto.
  • Essential Conflict Management.
  • Cattivi capi o cattivi soldati?
  • Performance & Commitment.

Benessere nel Gruppo

  • La scienza delle organizzazioni positive.
  • L’Enneatipo a lavoro.
  • Enneagramma e Profiling Aziendale.

L’ Enneagramma come strumento per la creazione e la gestione del Team

III Modulo:
COMUNICAZIONE E CONDIVISIONE DATI E DOCUMENTI TRA PA, ALL’INTERNO DELL’ENTE,
TRA PA E CITTADINI E IMPRESE - LE NOVITÀ DELLA L. 108/2021 (SEMPLIFICAZIONI BIS)

Il quadro normativo di riferimento: D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale) ed il DPR 445/2000.
Il concetto di mission ed obiettivi in una Pubblica Amministrazione.
Processi strategici, gestionali ed operativi.
La mappatura dei processi.
La reingegnerizzazione dei processi nella P.A.
La classificazione e la misurazione degli obiettivi.
Il ciclo di Deming o ciclo Plan DO Check Act.
La digitalizzazione dei processi e delle procedure ed i linguaggi informatici per rappresentarli.
Automatizzazione dei processi nella P.A. con l’ausilio di linguaggi di programmazione o di strumenti di produttività d’ufficio.
I flussi documentali: concetti ed approfondimenti.
La comunicazione fra Pubbliche Amministrazioni:

  • I principi delle comunicazioni nel Piano Triennale per l’Informatica nella PA:
    • il principio once only;
    • il principio digital first e mobile first;
    • la mail;
    • la PEC ed i servizi di recapito certificato qualificato: loro significato nella normativa europea e nazionale e nel contesto del domicilio digitale, cosa cambia rispetto alla PEC;
    • gli strumenti di interoperabilità.

I principali strumenti di comunicazione tra le P.A.:

  • Gli art. 47 e 65 del codice dell’amministrazione digitale.
  • La validità di una comunicazione tra PA, inter PA e tra PA e soggetti esterni ai fini di un procedimento amministrativo: la verifica della provenienza:
    1. comunicazioni PA-Cittadino;
    2. comunicazioni PA-Aziende;
    3. comunicazioni Intra PA;
    4. Comunicazioni Inter PA.

Domicilio digitale:

  • L’indice dei professionisti e delle Imprese;
  • L’indice delle PA;
  • L’indice delle persone fisiche;
  • L’obbligo di uso del domicilio digitale.

Il PNRR e la Transizione digitale nella PA.
Le novità del D.L. 31/05/2021, n. 77, convertito dalla legge 29/07/2021, n. 108 (Semplificazioni bis).
L’Intranet (Community):

  • Cosa è, cosa ci garantisce e come usarla nei contesti istituzionali;
  • Esempi di portali che è consigliabile avere nella intranet.

Il Cloud e la condivisione dei documenti:

  • Le cartelle condivise;
  • I siti FTP nella Intranet, semplici portali di condivisione di informazione;
  • Utilizzo nella P.A.;
  • I vantaggi per le Amministrazioni.

Strumenti avanzati di comunicazione con PA ed utenti esterni:

  • Forum (es., strumenti Wiki);
  • Instant messaging (es., Slack);
  • Audio video conferencing e call conference (es., MS Teams, Zoom, CISCO WebEx, Google Meet);
  • Social media (es., strumenti Community);
  • Strumenti informatici specifici di progress reporting per lo stato delle attività (es., Asana, Wrike, Jira).
IV Modulo:
GLI STRUMENTI DIGITALI DEL LAVORO:
IL FUTURO DELLA P.A IN MODALITÀ SMART E LE NOVITÀ IN TEMA DI DIGITALIZZAZIONE
INTRODOTTE DAL PIANO INTEGRATO DI ATTIVITÀ E ORGANIZZAZIONE (LEGGE 6 AGOSTO 2021, N. 113)

Lavoro agile ed inquadramento normativo:

  • fonti normative, circolari e linee guida di riferimento;
  • la legge 124/2015 e la legge 81/2017. Gli impatti del periodo emergenziale da Covid;
  • il concetto di lavoro agile e la nuova modalità di erogazione e valutazione della prestazione lavorativa;
  • le linee guida 9 dicembre 2020 del Dipartimento della Funzione Pubblica;
  • l’art. 18, comma 2, della legge 81/2017: Il datore di lavoro come responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell'attività lavorativa;
  • gli strumenti informatici forniti ai lavoratori agili dall’amministrazione di appartenenza (pc portatile o altro device informatico);
  • l’art. 87, comma 2, D.L. 17 marzo 2020, n. 18 e le altre disposizioni normative relative alla prestazione lavorativa in lavoro agile e gli strumenti informatici nella disponibilità del dipendente;
  • il principio del BYOD (Bring Your Own Device).

Le previsioni dell’art. 263 D.L. 34/2020: l’indicazione dei requisiti tecnologici nel P.O.L.A.
L’art. 6 del D.L. 9 giugno 2021, n. 80, convertito nella Legge 6 agosto 2021, n. 113 (“Reclutamento”): Il Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO):

  • la definizione degli obiettivi formativi annuali e pluriennali finalizzati al raggiungimento della completa alfabetizzazione digitale;
  • l'elencazione delle procedure da semplificare e reingegnerizzare ogni anno, anche mediante il ricorso alla tecnologia e sulla base della consultazione degli utenti, nonché la pianificazione delle attività inclusa la graduale misurazione dei tempi effettivi di completamento delle procedure effettuata attraverso strumenti automatizzati;
  • la definizione delle modalità e delle azioni finalizzate a realizzare la piena accessibilità alle amministrazioni, fisica e digitale, da parte dei cittadini ultrasessantacinquenni e dei cittadini con disabilità.

Gli indicatori della salute digitale:

  • capacità di utilizzare le tecnologie;
  • pc a disposizione per lavoro agile;
  • lavoratori dotati di dispositivi e traffico dati (messi a disposizione dall’Ente ovvero personali);
  • disponibilità di un sistema VPN;
  • intranet;
  • sistemi di collaboration (es., documenti in cloud);
  • applicativi consultabili da remoto;
  • strumenti di project e task management;
  • profilazione utenti;
  • tracciatura degli accessi;
  • protocollo digitale;
  • firma digitale;
  • disponibilità di caselle PEC per singolo ufficio;
  • digitalizzazione dei procedimenti amministrativi;
  • accessibilità online alla erogazione dei servizi o alla attivazione di procedimenti da parte degli utenti;
  • interoperabilità dei sistemi informativi, anche di altre amministrazioni;
  • banche dati consultabili da remoto;
  • open data;
  • processi digitalizzati;
  • servizi digitalizzati.

Gli indicatori economico-finanziari relativi ai requisiti digitali:

  • costi per formazione competenze digitali funzionali al lavoro agile;
  • investimenti in supporti hardware e infrastrutture digitali funzionali al lavoro agile;
  • investimenti in digitalizzazione di servizi, progetti e processi.

Intranet, internet ed extranet:

  • la Intranet ed Internet due ambienti differenti livelli di sicurezza;
  • le connessioni extranet;
  • tre possibili approcci:
    • VPN;
    • RDP;
    • VDI.

Cloud computing:

  • il CAD e le nuove tecnologie dell’Informatica;
  • i diversi modelli di Cloud Computing;
  • modelli di tariffazione;
  • esempi di applicazioni cloud;
  • vantaggi e svantaggi del Cloud Computing.

La gestione del documento informatico, la registrazione di protocollo, i registri particolari e la classificazione:

  • gestione di documenti cartacei ed informatici la registrazione e la segnatura di protocollo;
  • le aree organizzative omogenee, la registrazione e la segnatura di protocollo, la modifica dei dati di registrazione e l’annullamento: quando e come applicarli;
  • la classificazione dei documenti ed il titolario;
  • il responsabile della gestione documentale e il coordinatore della gestione documentale concetti, compiti e responsabilità;
  • aspetti organizzativi e suddivisione delle responsabilità: l’interlavoro tra il Responsabile della gestione documentale, il Responsabile per la Transizione Digitale, il Responsabile della Protezione dei dati ed il responsabile della Conservazione;
  • il manuale di gestione documentale: redazione, contenuto e natura normativa di un atto fondamentale per tutte le PA, la pubblicazione in amministrazione trasparente;
  • il piano di sicurezza dei documenti informatici e la notifica dei data breach al Garante per la Protezione dei Dati;
  • regole di visibilità e protezione dei dati e della confidenzialità nel sistema di gestione documentale;
  • esempi, sentenze e casi particolari di protocollazione.

Il fascicolo informatico, le aggregazioni documentali e la conservazione a norma dei documenti:

  • il fascicolo informatico, le serie, le aggregazioni documentali e i fascicoli ibridi. La transizione al fascicolo digitale;
  • il fascicolo informatico nel DPR 445/00, nel codice dell’Amministrazione digitale e nelle linee guida. I fascicoli per procedimento o per affare;
  • la conservazione dei documenti: le 3 fasi di un archivio: corrente, di deposito e storica...cosa cambia operativamente;
  • gli obblighi, le figure responsabili, gli impatti organizzativi ed operativi, il valore legale della conservazione;
  • il responsabile della conservazione: compiti e responsabilità;
  • il manuale di conservazione: un manuale di processo, la pubblicazione del manuale;
  • la conservazione in outsourcing: come scegliere un conservatore esterno e stipulare un capitolato di appalto per i documenti cartacei ed elettronici;
  • il ruolo cruciale di una corretta gestione documentale, della fascicolazione e produzione di documenti informatici e della conservazione per la realizzazione del lavoro agile;
  • la gestione documentale in cloud e la conservazione in cloud: un approccio moderno opportunità e rischi.
V Modulo:
PRIVACY E SICUREZZA DEI DATI PERSONALI IN PRESENZA E NELLO SMART WORKING

Quadro normativo: Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), il D.Lgs. 196/2003 dopo le modifiche del D.Lgs. 101/2018, la Legge 124/2015 (legge Madia), la Legge 81/2017 direttive e linee guida della Funzione Pubblica, la Legge 300/1970.
I principi fondamentali del trattamento dei dati personali: liceità, limitazione delle finalità, minimizzazione, necessità, proporzionalità e pertinenza, limitazione della conservazione, esattezza e trasparenza del trattamento.
Le tipologie di dati: personali, particolari (sensibili), giudiziari, i dati relativi allo stato di salute, il presupposto per il trattamento dei dati personali e per i dati particolari e giudiziari nella PA nei confronti dei cittadini e dei dipendenti, la comunicazione e la diffusione dei dati personali, la pubblicazione di dati personali sui siti di Amministrazione Trasparente, Albo Pretorio e Portali Istituzionali: limiti ed elementi fondamentali da considerare.
L’importanza dell’individuazione puntuale dei ruoli nel trattamento dei dati: Il titolare del trattamento, il responsabile, i soggetti autorizzati al trattamento e la figura del Data Protection Officer.
L’accountability: da un approccio normativo prescrittivo ad uno basato sulla responsabilizzazione dei soggetti, la figura fondamentale del Titolare del Trattamento e l’individuazione dei centri di decisione. Come può il Titolare dimostrare l’adempimento dei requisiti del GDPR. L’accountability nella PA e la conseguente attribuzione di responsabilità in casistiche concrete di sentenze e casi d’uso.
La Privacy by Design e Privacy by Default: I requisiti fondamentali di progettazione dei trattamenti e le impostazioni predefinite.
Il lavoro agile e le nuove tecnologie: Le tecnologie come strumento abilitante del lavoro agile e la relazione con il principio digital first di ridefinizione e semplificazione dei procedimenti amministrativi.
Il lavoro agile ed i rischi per i dati personali di cittadini e dipendenti: la mitigazione attraverso l’analisi e la reingegnerizzazione dei processi, le misure organizzative e le soluzioni tecnologiche.
Formazione, autorizzazioni ed individuazione dei responsabili del trattamento: la formazione dei dipendenti e l’autorizzazione al trattamento dei dati personali, l’individuazione dei soggetti esterni come responsabili del trattamento nei rapporti contrattuali: la necessità di fornire istruzioni precise per il trattamento e le responsabilità consequenziali.
La prestazione lavorativa in modalità agile, l’accesso alle banche dati ed alla intranet della PA: le connessioni extranet 3 possibili approcci: Virtual Private Network (VPN), Remote Desktop Services (RDS), Virtual Desktop Infrastructure (VDI), le autenticazioni a fattore multiplo. I rischi per i dati personali nei vari approcci.
Il Lavoro agile e le soluzioni cloud: Saas, Iaas e PaaS, i rischi per i dati personali e le responsabilità dei fornitori, l’importanza delle clausole contrattuali.
Gli strumenti di collaboration: i sistemi di videoconferenza e call conference e messaggistica: quali sono i rischi.
Breve vademecum per i dipendenti pubblici per la sicurezza delle proprie postazioni di lavoro e dei propri dati.
Rischi e misure mitigatrici nell’attività quotidiana dei dipendenti con particolare riguardo al lavoro agile: I rischi della posta elettronica, della navigazione in rete ed i principali tipi di attacco informatico, phishing, malware, virus, rootkit, cavalli di troia, malware spia (Spyware e keylogger), malware che ingannano (scareware/roguaware), malware che ricattano: i ransomware.
Gli attacchi ai servizi:

  • il denial of service (DoS);
  • il distributed denial of service (DDoS).

Le principali misure a livello delle singole postazioni:

  • l’uso di antivirus e antispyware;
  • hardening delle postazioni;
  • uso consapevole della mail, del web e, in generale, degli strumenti informatici.

Esempi di differenti approcci per i prodotti antiransomware.
Il coworking ed il bring your own device: nuovi scenari e nuovi rischi.
L’importanza delle linee guida e delle prassi da diffondere tra i dipendenti, il vademecum di AGID per i dipendenti per lavorare online in sicurezza, integrato con altre buone pratiche delle principali aziende competenti in materia di sicurezza informatica.
L’uso dei dispositivi di proprietà del dipendente o forniti dall’amministrazione: cosa cambia nelle due casistiche per la protezione dei dati personali dei dipendenti e dei cittadini e gli approcci risolutivi.
I criteri di scelta di una soluzione antivirus e/o antimalware nelle due casistiche di dispositivo di proprietà del dipendente e dispositivo fornito dall’amministrazione.
Il controllo a distanza dei dipendenti in lavoro agile: la Legge 300/1970 le condizioni per l’impiego degli strumenti che implicano un potenziale controllo a distanza dell'attività dei lavoratori e le pronunce del Garante per la Protezione dei dati Personali in merito.
Il lavoro agile e la revisione delle disposizioni di una PA (regolamenti, circolari, direttive, ecc.) per l’uso delle strumentazioni informatiche e dei dispositivi mobili e le informative ai dipendenti sulle modalità di controllo della spesa per i dispositivi mobili.
Le novità del Codice dell’Amministrazione digitale sull’uso dei dispositivi personali per il lavoro agile e la protezione dei dati dopo il decreto semplificazioni (DL 76/2020 convertito dalla L. 120/2020): la diffusione di linee guida, la disciplina dell'uso di webcam e microfoni l’informazione ai dipendenti ed alle organizzazioni sindacali.


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